הרצון לחגוג בגדול פוגש לעיתים את המציאות הפיננסית הלא פשוטה. הפער בין הרצוי למצוי בולט במיוחד בתקופה המאתגרת העכשווית בה רבים מתלבטים איך לארגן ולהפיק אירוע בו הם יוכלו לעמוד מהבחינה הכלכלית.
מצד אחד, כולנו רוצים את הטוב ביותר, סטנדרטים גבוהים, קולינריה משובחת, אטרקציות מפתיעות ומרגשות מבלי להתפשר אפילו עד הפרט הקטן ביותר ומצד שני, צריך לממן את האירוע על כל המשתמש מכך – האולם, אנשי המקצוע והספקים ולקבוע תקציב ריאלי, כדי שלא להיקלע חלילה לחובות כבדים לאחר החגיגה.
הבשורות המשמחות הן שההיצע המסחרר שקיים היום בזירת האירועים מאפשר לארגן אירוע בכל תקציב מבלי לוותר על אספקט של איכות.
כל שצריך זה להקדים ולבצע סקר שוק מקיף, להשוות הצעות מחיר ומה כוללת כל הצעה (עלות לעומת תועלת) ולבחור את האופציה הנכונה ביותר עבורכם מבחינת מועד, עלויות, סגנון. לפניכם מספר טיפים איך לחגוג עם יד על הדופק (ועל הארנק):
מחוץ לעונה – ואולי גם לצאת מהעיר הגדולה
אפשר בהחלט לבצע החלטות מושכלות שמבוססות על תחשיב כלכלי. להבין כמה כסף נזיל יש בידיכם, כמה אתם מעוניינים להשקיע וכמה אתם סבורים שתרוויחו חזרה באמצעות הצ'קים של האורחים.
כמו כן, חשבו איך תוכלו לקצץ בהוצאות או לחגוג מבלי להוציא הון תועפות. לפעמים שווה לצאת מגבולות העיר הגדולה ולחגוג באולמות אירועים בראשון לציון, שמציעים סטנדרט גבוה בעלויות אטרקטיביות או לקיים מלכתחילה אירוע בוטיק או אירוע מצומצם משתתפים או למשל, לחגוג שלא בעונה או ביום בשבוע שנחשב פחות פופולארי.
כנ"ל בנוגע לספקים ולאנשי המקצוע. לעיתים אלה יסכימו להציע מחיר מיוחד במידה ותסגרו אתם מראש או אם מדובר בשירות שניתן שלא בעונה החמה.
מתכננים ומשלמים על פי סדר עדיפויות
תקציב האירוע הוא כמו עוגה ועליכם לפרוס אותה לחתיכות ולהחליט לאן לתעל את הכסף שלכם. חשבו מראש מה יהיו ההוצאות האפשריות ובמה באמת הכי חשוב לכם להשקיע: לדוגמא – אולם שווה שיקבע את הטון, חברה לצילומי מגנטים שבעצם מציעה לכם שירות ומוצר בו זמנית – אטרקציה חווייתית וגם מתנה לאורחים ומזכרת מהחגיגה. ניתן למשל לבחור מקום אטרקטיבי לאירוע אבל לקחת את החבילה הזולה יותר או לוותר על אקסטרות ושדרוגים כדי לא להתפשר על לוקיישן איכותי.
כלים חינמיים – החליטו על מה אתם משלמים
יש הוצאות שתוכלו לצמצם או אפילו להימנע מהן אם תרתמו חברים או תיקחו על עצמכם מלכתחילה יותר משימות. לדוגמא: עיצוב הזמנות דיגיטליות דרך ממשקים ידידותיים וחינמיים, מופע בהשתתפות האורחים, קיט מתנה של עבודות במלאכת יד תוצרת בית ועוד.
החליטו מה תוציאו למיקור חוץ ומה תבצעו בכוחות עצמכם או בעזרת מתנדבים שמוכנים לתרום מזמנם או על פי היכולות שלהם.
עוקבים אחרי ההוצאות ולא מאבדים עשתונות
כסף לא בורח, הוא פשוט לא מפוקח ולכן, חשוב שתדעו תמיד על מה אתם מוציאים במהלך תכנון האירוע. תוכלו להשתמש ביישומים שונים שמאפשרים מעקב צמוד אחר ההוצאות וכך לקבל החלטות נבונות מבוססות נתונים כמו גם השוואת מחירים דרך יישומים שמאפשרים לכם להגיע להצעות תחרותיות. עם זאת, חפשו אלטרנטיבות לפרטים הקטנים ולא לדברים המהותיים שקובעים את הצלחת האירוע או את הנאת המוזמנים.
הקפידו על מקום מכובד שגם יוכל להציע לכם תחת קורת גג אחת סעודה איכותית, פלטפורמה טכנולוגית מתקדמת, שירות אדיב ומסור וספקים כמו צלם וצילומי מגנטים אשר ידוע לכם, על פי חוות דעת חיוביות והמלצות, שאכן מספקים שירות איכותי בעלות משתלמת.
